Pendahuluan

Mungkin masih ada beberapa pembaca yang masih belum mengerti tugas dan kewajiban dari seorang protokol. Dalam hal ini saya ingin berbagi sedikit pengalaman saya, yang pada saat pembuatan blog ini sudah menjadi tahun ke-5 saya menjadi seorang protokol dari seorang pengusaha sukses di tanah air.

Bukan maksud saya menggurui rekan-rekan yang sudah lebih lama mendalami profesi sebagai protocol baik itu pengusaha maupun pemerintahan, tetapi lebih berbagi pengalaman yang saya jalani agar pembaca dapat mengambil kesimpulan sendiri dari tugas pokok seorang protocol.

Perkenalan saya dalam pekerjaan protokol dimulai dari ketika seorang pengusaha swasta membutuhkan seorang Personal Assistant yang bertugas membantu meringankan aktifitas dan hal-hal pribadi dari si pengusaha .  Dalam hal ini kembali kepada efisiensi dan efektifitas waktu dari seorang pengusaha tersebut. Dan sebagai Personal Asisten juga harus peka terhadap kebiasaan dari pimpinannya.

Bisa saya katakan bahwa Personal Assistant adalah cikal bakal dari profesi protocol, karena protocol adalah profesi yang bersifat ‘organic’, maksud saya organic disini adalah profesi yang dapat selalu melekat terhadap pimpinan, dimana pun  pimpinan itu berada baik ketika masih menjabat maupun sudah tidak menjabat lagi.

Sebagai contoh apabila seseorang  sudah memiliki protocol ketika mempunyai jabatan tinggi di sebuah perusahaan tentu akan mengikut sertakan protocolnya juga ketika seorang pengusaha tersebut dipercaya menduduki posisi penting di pemerintahan, jadi tidak menggunakan protocol yang sudah disediakan di departemen pemerintahan tersebut. Singkat kata seorang tersebut sudah merasa nyaman dengan protokolnya.

Untuk menumbuhkan kenyamanan dari pimpinan tentu juga harus dapat sedikit mengerti keinginannya, untuk itu bekal sebagai Personal Assistant cukuplah memadai.

1.    Awal mula menjadi Personal Assistant

Sebelum saya ditawarkan sebagai Personal Asisten Pengusaha swasta ini, saya  menjabat sebagai Asisten Manajer di sebuah perusahaan Modal Asing dibidang Logistik, posisi yang cukup mentereng mungkin bagi sebagian orang, dan prestasi saya tidak juga dibilang buruk, tentu jenjang karir lebih tinggi sudah berada di depan mata.Tetapi pada tahun 2010 seorang teman menawarkan pekerjaan yang benar-benar baru bagi saya, yaitu Personal Assistant.

Saya menerima pekerjaan ini karena mengetahui reputasi dari calon bos tersebut yang juga bagus, beliau selalu bertekad untuk maju dan memulai segalanya dari nol, walaupun orang tua beliau seorang pengusaha sukses di Indonesia

Semua informasi tentang calon bos saya dapatkan melalui internet, beliau masih muda dan mempunyai semangat tinggi membangun Indonesia melalui pemikiran-pemikiran baik secara langsung maupun tidak langsung melalui ke-organisasian dan beberapa perusahaan yang dipimpinnya, beliau juga aktif dalam kegiatan-kegiatan organisasi seperti HIPMI dan Kadin, juga ada Yayasan yang beliau dirikan untuk kepentingan social.

Sempat saya berpikir bagaimana beliau dapat membagi waktunya untuk perusahaan, organisasi, yayasan, dan tidak lupa juga keluarga, social , dan hobi. Baru saya menyadari bahwa memang beliau sudah sepantasnya memliki seorang untuk mebantu beliau mengurusi hal-hal pribadinya.

Akhirnya saya terima tawaran tersebut, saya bertemu dengan calon atasan saya tersebut untuk sekedar wawancara sekitar +/- 30 menit, tidak menunggu lama sekitar 1 bulan kemudian saya diterima sebagai personal assistant beliau.

Pada hari pertama kerja merupakan proses perkenalan saya dengan rekan-rekan serta lingkungan dari perusahaan, saya banyak bertanya dengan orang-orang di sekitar beliau yang notabene mungkin bisa saya dapatkan informasi tentang atasan saya ini.

Sekelumit kata saya dapat membayangkan apa sebenarnya 'job description' dari seorang personal assistant.

Dikarenakan pekerjaan ini sangat pribadi, tentu yang pertama dan terpenting adalah menumbuhkan kepercayaan dari atasan terhadap diri kita, hal itu yang terus saya tekankan dalam keseharian mendampingi kegiatan serta aktifitas atasan.

Pada mulanya, atasan saya hanya memberikan tugas-tugas yang bagi sebagian orang sepele, yaitu membeli koran, mengambil barang atasan disebuah toko. Hal ini saya kerjakan dalam waktu beberapa bulan, pembaca dapat bayangkan saya seorang Sarjana Ekonomi mempunyai tugas sepele yang semua orang dapat lakukan, tidak perlu sekolah tinggi2.

Hal kedua adalah tidak pernah merasa malu, karena semua pekerjaan merupakan kewajiban yang harus dilakukan sebelum kita menuntut hak kita.

2.    Penugasan Pertama Ke Luar Kota

Sekitar 3 bulan akhirnya atasan mulai mempercayakan beberapa tugas, saya mendampingi beliau berkunjung ke Padang, Sumatera Barat. Beliau bersama dengan rombongan presiden mengunjungi pulau Mentawai yang terkena musibah gempa bumi dan menelan banyak korban jiwa, Saya bertemu dengan atasan di bandara kota Padang

Tugas saya di Padang adalah mempersiapkan kendaraan serta penginapan untuk atasan, semua dipersiapkan sebelum atasan tiba.Beruntung perusahaan mempunyai cabang di Padang, sehingga dengan bantuan rekan-rekan dapat mempermudah pekerjaan saya. Bisa dibilang saat ini pertama kali saya beraktifitas kurang lebih 24 jam bersama atasan, cukup banyak yang harus saya kerjakan untuk menunjang aktifitas beliau seperti mempersiapkan tempat gym utk berolahraga, kebetulan atasan saya ini memang sangat hobi berolahraga, di kala waktu senggang beliau pasti akan menyempatkan diri utk berolahraga.

Pada saat atasan berolahraga ini saya bertugas untuk menunggu sampai beliau selesai,tapi disinilah diuji hal ketiga yg dibutuhkan oleh PA, yaitu inisiatif. Contoh ketika berolahraga pasti beliau membutuhkan minuman dan juga handuk untuk mengeringkan keringat, hal ini saya siapkan sebelum beliau meminta.

Itu merupakan nilai tambah dengan terus berfikir ke depan sehingga waktu tidak terbuang percuma dengan menunggu atasan berolahraga, juga dapat berkoordinasi dengan rekan-rekan di Padang untuk rekomendasi tempat makan di sekitar untuk ditawarkan kepada atasan.

Kita menginap di Hotel Pangeran sedangkan rombongan Presiden menginap di Wisma Indarung, koordinasi dengan pihak protocol Kepresidenan penting untuk mengetahui rencana dan jadwal dari rombongan selanjutnya, agar atasan dapat bergabung sesuai dengan jadwalnya.

Ditentukan bahwa pesawat presiden akan berangkat pukul 10.00 WIB pagi dari Padang langsung menuju ke Hanoi, Vietnam. Tugas dari PA adalah mengingatkan atasan untuk jadwal tersebut agar beliau dapat tiba tepat waktunya.

Akhirnya atasan dapat tiba di bandara tepat pada waktunya hingga beliau turut serta dalam rombongan presiden melanjutkan tugas di Hanoi, Vietnam.

3.    Dari Personal Assistant merangkap sebagai profesi Protokol

Memasuki bulan ke 6, kesibukan sebagai PA adalah mengikuti aktifitas keseharian dari pimpinan, baik itu kunjungan ke kantor, tempat umum seperti hotel, café, restoran sampai menghadiri undangan dari beberapa pejabat pemerintahan.

Berhubung ini adalah pertama kalinya pimpinan menggunakan jasa PA, maka komunikasi kami tetap dijaga untuk dapat menggunakan waktu yang efektif dan efisien dalam menunjang aktifitas.

Memasuki bulan ke-7 saya dan pimpinan sepakat bahwa pekerjaan PA akan merangkap juga sebagai Protokol. Dengan adanya protocol ini sangatlah efektif, apalagi untuk mengunjungi tempat-tempat baru yang tidak familiar. Protocol dapat tiba lebih dahulu untuk mempelajari situasi dan kondisi sehingga tidak menghambat pimpinan ketika tiba di tempat tersebut.

Contohnya apabila pimpinan akan menghadiri undangan suatu acara, ada beberapa hal baku yang harus dipersiapkan oleh protocol, yaitu : posisi tempat duduk pimpinan, holding room VIP, siapa saja pejabat yang akan hadir, sampai kepada letak dari kamar kecil.

Dengan merangkap sebagai PA dan protocol,kelebihannya adalah lebih mengetahui kebiasaan dari pimpinan, sebagai contoh selalu menyediakan permen, tissue basah dan tissue kering, bahkan juga menyiapkan minuman (dalam hal ini atasan suka kopi hitam tanpa gula), untuk itu kerjasama antara protocol dan panitia juga penting untuk mendapatkan informasi acara juga kemudahaan akses dalam mengarahkan pimpinan selama hadir di acara tersebut.

4.    Tugas dan Kewajiban Protokol di sebuah Acara

Berikut ini pengalaman saya sebagai protocol ketika pimpinan diundang sebagai salah satu pembicara di acara yang diselenggarakan oleh Kamar Dagang dan Industri Indonesia (Kadin) di sebuah hotel berbintang di Jakarta.

Sebagai Protokol saya selalu hadir ditempat acara minimal 1 jam sebelum acara dimulai, banyak hal yang dapat dikerjakan adalah mengamati posisi ruangan acara, holding room, kamar kecil, letak drop off pimpinan dari kendaraan juga berkoordinasi dengan panitia perihal rundown acara, siapa saja pejabat yang akan hadir, posisi tempat duduk pimpinan, sampai ke bahan materi yang akan disampaikan pimpinan dalam acara tersebut.

Ketika waktunya pimpinan tiba, saya akan menyambut beliau di letak drop-off yang sudah dikoordinasikan, segera saya mengarahkan beliau menuju holding room sesuai arahan dari tim panitia, tidak lupa juga saya memberikan daftar nama dari pejabat-pejabat yang hadir agar dapat disebutkan namanya oleh pimpinan ketika membuka presentasi di panggung nanti.

Dalam hal daftar nama-nama pejabat yang hadir, harus dipastikan urutan prioritas dapat sesuai dengan pangkat dan jabatan dari pejabat tersebut, sebagai contoh nama Gubernur harus di dahului sebelum nama Walikota, jadi saya mulai lagi deh menghafal tingkatan-tingkatan pimpinan daerah dari Gubernur, Bupati, kecamatan, Kelurahan. (hal ini dulu sempat saya haflakan ketika masih duduk di bangku sekolah dasar)

Sudah waktunya tiba, pihak panitia memberikan aba-aba untuk pembicara, narasumber, dan pejabat dapat memasuki ruangan karena acara akan segera dimulai, saya mendahului pimpinan untuk megarahkan posisi tempat duduk beliau. Sampai akhirnya beliau dipanggil ke atas panggung untuk memulai presentasinya. Saya sebagai protocol tidak diam saja menunggu pimpinan selesai presentasi, selalu koordinasikan dengan sekretaris, ajudan serta supir untuk jadwal pimpinan berikutnya agar dapat berjalan lancar.

Ketika pimpinan selesai presentasi, maka saya mengarahkan pimpinan menuju kearah kendaraan untuk meninggalkan tempat acara menuju ke jadwal acara selanjutnya.